Présentation de la plateforme Mobilis :
« Mobilis » est une plateforme qui centralise toutes les informations nécessaires à la préparation d’une mobilité à l’étranger. Elle accompagne l’étudiant, pas à pas, dans l'intégralité de sa démarche, du choix de sa destination, jusqu’à son départ. Elle simplifie l’élaboration du dossier et permet un contact avec les Correspondants Relation Internationale (CORI) de chaque faculté, les chargés de mobilité ainsi que les étudiants volontaires ayant déjà effectué une mobilité.
Pourquoi créer Mobilis ?
Lorsqu’un étudiant de l’Unistra souhaite partir à l’étranger, il doit constituer un dossier selon son programme d’échange (international ou erasmus). En fonction de la destination choisie, trouver les informations nécessaires à la constitution du dossier peut devenir un véritable parcours du combattant.
Le dossier de mobilité nécessite la rédaction d’un contrat d’étude, dans lequel figure les cours que l’étudiant souhaite suivre dans l’université d’accueil.
A l’heure actuelle, aucun site ne rassemble les cours proposés par les universités partenaires, l’étudiant doit chercher lui-même cette information sur internet. Or, toutes les universités ne disposent pas d’un site avec une prise en main aisée et ergonomique permettant de trouver facilement et rapidement les informations recherchées.
Exemple : pour un étudiant qui souhaite partir en mobilité en Chine aujourd’hui, une quinzaine d’universités lui seront alors proposées sur MoveOn. Cet étudiant devra chercher lui-même les cours indiqués sur les sites des 15 universités, pour trouver celle qui correspond le mieux à son cursus et à ses objectifs.
Prenons l’exemple de Fudan University, une université chinoise partenaire de l’Unistra. Via son site http://www.fao.fudan.edu.cn/main.htm , il est relativement difficile d’élaborer un contrat d’études. Le site est organisé à la fois en mandarin et en anglais, les cours ouverts ne sont pas toujours actualisés, il faut beaucoup de temps pour trouver les pages indiquant les cours recherchés, et parfois ces pages ne sont plus accessibles. Ces lourdeurs et ce temps perdu à chercher les informations rendent l'élaboration du dossier difficile, et peuvent considérablement démotiver l'étudiant.
Dans cette situation, l'étudiant aura alors tendance à choisir les 3 universités qu’il aura vu être les mieux classées, ou celles ayant le site le plus ergonomique, et ce, en dépit du large choix d’universités qui pourraient tout autant lui convenir.
Cela mène à une concentration des demandes sur quelques universités, tandis que d’autres sont délaissées, faisant courir le risque de voir certains partenariats progressivement disparaître, faute de candidats.
Autre exemple de difficulté rencontrée par l’étudiant: Pour trouver quelqu’un ayant déjà réalisé une mobilité dans l’université choisie, il devra s’adresser à son CORI. Le CORI devra alors, chercher dans les archives pour trouver un étudiant ayant déjà effectué cette mobilité, et lui demander si il accepte d'être contacté. L’étudiant se retrouve à faire des aller-retour très réguliers chez les CORI.
Chaque étudiant passe donc de longues heures à rassembler ces informations, sans jamais les repartager par la suite, ce qui oblige les étudiants des années suivantes à recommencer le même processus. De leur côté, les CORI doivent, eux-aussi, répondre plusieurs fois aux mêmes questions.
Mobilis offre une solution à cette problématique.
Pour répondre à cette problématique, nous souhaitons créer la plateforme Mobilis. Cette plateforme aura vocation à simplifier la constitution d’un dossier pour l’étudiant, à optimiser le travail des CORI et des chargé de mobilité, pour permettre à chacun de se concentrer sur l’essentiel : le choix d’une mobilité qui corresponde aux cursus et aux objectifs personnels des étudiants.
Mobilis pour l’étudiant :
En s’inscrivant sur Mobilis, l’étudiant aura accès à l’ensemble des universités partenaires, par le biais de la plateforme déjà existante, MoveOn.
Il pourra alors consulter une fiche descriptive de chaque université avec :
-le nombre de places ouvertes pour cette destination, le nombre de demandes passées et actuelles,
-les prérequis scolaires ainsi que les scores attendus aux certifications de langue,
-toute la documentation relative à l’université d’accueil ainsi qu’au pays, régulièrement mise à jour.
L’étudiant trouvera tous les cours proposés par l’université d’accueil en lien avec le cursus qu’il suit à l’Unistra. Il pourra ainsi sélectionner les cours qu’il souhaite suivre et un contrat d’étude sera automatiquement créé pour l’université d’accueil.
L’étudiant pourra retrouver facilement les destinations qui l'intéressent dans la rubrique “favoris”. Il pourra également comparer les contrats d’étude qui ont été créés pour ces destinations.
De surcroît la plateforme indiquera toutes les personnes à contacter selon la filière de l’étudiant, à savoir les CORI et le chargé de mobilité à Strasbourg, ainsi que la personne en charge des dossiers dans l’université réceptrice. La plateforme proposera un outil de communication direct qui transmettra le message soit vers le profil “admin” du CORI, du chargé de mobilité et de la personne dans l’université, soit vers les adresses mails respectives.
L’application Mobilis permet de trouver et télécharger rapidement et facilement les contrats d’études à signer ainsi que tous les autres documents à remplir pour finaliser le dossier.
Dans un second temps l’application proposera des conseils pour rédiger une lettre de motivation en fonction des destinations : en présentant par exemple, la structure formelle anglo-saxonne, nippone, chinoise ou sud-américaine.
En plus de cela, Mobilis supportera des fonctions de mise en relation. Les étudiants pourront contacter facilement ceux ayant déjà effectué, ou effectuant, une mobilité dans l’université choisie. Un forum de discussion permettra aux étudiants en échange, aux futurs arrivants et aux aguerris de discuter afin de répondre aux problématiques nouvelles et fréquentes qu’ils rencontrent.
Avec Mobilis, l'étudiant trouvera les renseignements sur les aides à la mobilité, les prestations auxquelles il est éligible, et des articles et informations sur le coût de la vie de chaque destination ouverte.
Mobilis sera une plateforme évolutive qui concentrera toutes les informations, tous les outils permettant le bon déroulement d’une candidature en mobilité ainsi qu'une bonne préparation de vie à l’étranger.
Mobilis proposera à l'étudiant un accès au forum, et en fonction du pays demandé, un accompagnement personnalisé dans les démarches vers les institutions formelles telles que les ambassades et consulats, ainsi que tout ce qui est relatif aux soins et à la santé sur place.
Mobilis pour le gestionnaire (CORI et chargé de mobilité de l’unistra, ainsi que de l’université réceptrice) :
Les étudiants se créeront un profil où ils renseigneront leur faculté, leur année d’étude ainsi que leurs voeux non définitifs s’ils sont sur le point de postuler pour une mobilité. Ce profil permettra aux différents gestionnaires d’avoir un aperçu direct et simplifié de l’étudiant afin de mieux comprendre ses problématiques et de mieux l’orienter suivant son profil. Cela permettra aussi d’estimer le nombre de demandes avant même de recevoir les dossiers avec les voeux définitifs. La plateforme supportera aussi une FAQ générale que les admins (gestionnaires) pourront éditer régulièrement afin de répertorier toutes les questions fréquentes sur la mobilité en général, ils pourront également rédiger des FAQ spécifiques à chaque destinations. Ces outils permettront de réduire et d’optimiser la charge de travail de chacun des gestionnaires, qui, selon nos informations, gèrent plus de 300 dossiers chaque année uniquement pour la mobilité hors Erasmus.
La plateforme peut aussi servir de contact régulier et de lieu de publication d’alertes, comme dans le cadre du covid-19, afin de contacter de manière spécialisée les étudiants selon le pays d'accueil.
Par le biais de Mobilis, les gestionnaires (et l’Unistra de manière générale) auront des informations centralisées sur tous les étudiants en mobilité et pourront les contacter rapidement, selon où ils se trouvent, dans le cas de mesures spécifiques.
Mobilis assurera aussi la transmission de l’information constante sur l’étudiant, c’est-à-dire les universités dans lesquelles il est accepté ainsi que celles qu’il aura choisies.
Ces outils permettront aussi de réaliser des statistiques sur les universités demandées, le niveau des étudiants acceptés et toutes autres données utiles pour aider étudiant à mieux se situer dans ses vœux. Le gestionnaire pourra lui aussi optimiser ses conseils et l’orientation des candidats.
Pour conclure :
L’Université de Strasbourg possède un atout de poids : celui d’être au cœur d’un vaste réseau international d’échanges universitaires dans plus de 95 pays différents, de posséder des partenariats avec plus de 750 universités à travers le monde, avec parmi elles des universités d’excellence au rayonnement international. Malheureusement, certains de ces partenariats sont trop peu, ou jamais, utilisés. Faute de candidats, ces partenariats sont amenés à disparaître.
Mobilis tend à répondre à cela en facilitant l’accès à l’information, pour que les étudiants puissent choisir la destination qui satisfasse pleinement leurs objectifs personnels tout en remplissant leur cursus.
Elle le fait également, en proposants des témoignages d’étudiants qui sont allés dans des destinations moins communes (la Corée, le Mexique, le Brésil ou encore l’Afrique du Sud par exemple). Mobilis mettra également en évidence les chances d’admissions dans toutes les universités, afin que l’étudiants puisse maximiser la probabilité de se retrouver dans l’échange voulu.
En simplifiant la démarche de tous, Mobilis incite davantage d’étudiants à partir à l’étranger, et permet à l’Unistra d’élargir son réseau international.
